Por: Alejandro Céspedes
Simple Solutions
Si tienes hijos, sabes lo caóticas que pueden ser las mañanas: la lucha para despertarlos, las carreras buscando el uniforme que no aparece por ningún lado, los desayunos a medias y el olvido de alguna tarea pendiente. La buena noticia es que existe una metodología de producción que permite que los niños duerman más y que el caos matutino disminuya.
Se conoce como SMED, significa Single-Minute Exchange of Die, y fue desarrollado en Toyota, con el objetivo de reducir los tiempos de cambio y configuración de las máquinas. Parece técnico, pero en realidad es muy simple, pues este concepto se puede aplicar para algo tan cotidiano como despachar a los hijos en las mañanas, y por eso decidimos cambiarle las siglas por Sistema Matutino para Eficiencia Diaria. Veamos cómo:
Paso 1: Identificar las operaciones internas y externas
Lo primero es listar todas las actividades que se deben realizar durante la mañana. Por ejemplo, bañarse, escoger la ropa, vestirse, desayunar, preparar la lonchera, cepillarse los dientes, etc.
Luego, estas actividades se clasifican como internas o externas.
Operaciones internas: Estas son las actividades que solo se pueden hacer en la mañana, cuando los hijos están despiertos, como desayunar, vestirse y lavarse los dientes.
En manufactura, las operaciones internas son aquellas que solo se pueden hacer con la máquina apagada como el desmontaje de un molde o la calibración final.
Operaciones externas: Son las tareas que se pueden hacer desde la noche anterior o con los niños dormidos. Por ejemplo, seleccionar la ropa, preparar la lonchera y empacar la mochila.
En manufactura, las operaciones externas serían las que se pueden hacer mientras la máquina está produciendo, como la búsqueda y preparación de materiales y herramientas.
Paso 2: Convertir operaciones internas en externas
La clave de SMED es mover la mayor cantidad posible de operaciones internas a externas. Muchas de las tareas que hacíamos en la mañana se podían hacer la noche anterior o antes de que los niños se despierten, así que hicimos algunos ajustes a la rutina:
Las mochilas y la lonchera ahora se preparan desde la noche anterior revisando tareas pendientes o actividades especiales del día. Así evitamos olvidos de último minuto, como suele ocurrir cuando estamos de afán.
Preparar la ropa desde la noche anterior fue otro cambio simple pero efectivo, pues así no se pierde tiempo buscando tenis, uniformes, medias, etc. con la presión de tiempo.
En manufactura, preparar herramientas y materiales antes de detener la máquina, Tener repuestos o accesorios listos en el área de trabajo, y usar sistemas de pre-ajustes o herramientas estándar que permitan tener todo listo antes del cambio, son algunos ejemplos de operaciones que hoy se hacen cuando la máquina está apagada, pero se podrían hacer mientras la máquina está operando.
Paso 3: Reducir el tiempo de las operaciones internas
Pasar actividades internas a externas genera un impacto enorme, pero todavía hay espacio para mejorar más, pues el siguiente paso es reducir el tiempo de las operaciones que se tienen que realizar con los niños despiertos.
En nuestro caso, decidimos que los desayunos en días de colegio deben ser sencillos, fáciles de preparar y de comer; las tostadas francesas y omelettes solo aplican para los fines de semana. También decidimos establecer una secuencia clara en la rutina que se repite todos los días, lo cual ayuda a que las mañanas fluyan mejor sin contratiempos.
En manufactura, se pueden optimizar tiempos reemplazando el uso de tornillos por otros sistemas de sujeción más rápidos como grapas, abrazaderas o pernos. También puedes utilizar herramientas de cambio rápido como conectores rápidos para el aire comprimido o placas de cambio rápido para moldes.
Más sueño, menos caos
El éxito de SMED radica en su capacidad de reducir tiempos muertos. En este caso, mover la mayoría de las actividades a la noche anterior y agilizar las que deben hacerse en la mañana, transformó una rutina caótica en un proceso más fluido y eficiente, permitiendo que mis hijos durmieran casi 20 minutos más, con menos estrés para todos.
Te invitamos a que apliques SMED en alguna rutina de tu día a día, o en los tiempos de preparación de las máquinas de tu planta de producción. El principio es simple: separa lo que puedes adelantar antes de parar la máquina de lo que solo puedes hacer cuando la máquina esté detenida y luego reduce el tiempo de las actividades restantes. Eso sí, asegúrate de enfocar las mejoras en el cuello de botella del sistema, pues de lo contrario, será un esfuerzo perdido.
Por esta razón, es imperativo aplicar SMED (y otras metodologías de mejora continua) con el direccionamiento de la Teoría de Restricciones (TOC por sus siglas en inglés), pues esta nos dice dónde enfocar las mejoras, asegurando que generen el mayor resultado posible en la rentabilidad de la organización.
Si estás listo para potenciar el impacto de metodologías como LEAN, Six Sigma, TPM, Balance Scorecard, entre otras con la Teoría de Restricciones, ¡envíanos un mensaje!
