Por: Alejandro Céspedes
Simple Solutions
Si hiciéramos las compras del hogar de la misma manera en que compramos los insumos en las empresas, cometeríamos muchos errores. Para ilustrarlo, imaginemos las decisiones que tomaría Sandra, una gerente de planeación ficticia, al ir de compras al supermercado.
Frecuencia de compra
Sandra iría al supermercado una vez al mes; la misma frecuencia con la que compra las materias primas que importa desde Asia para su empresa. Al pedir con poca frecuencia, se alarga el tiempo de reposición, obligando a Sandra a tener más inventario, generando presión sobre su flujo de caja y requiriendo un refrigerador más grande.
Debido a que mientras más lejano sea el horizonte del pronóstico, más impreciso es, otro problema de alargar el tiempo de reposición es que la calidad de los pronósticos se reduce, por lo cual algunos productos se consumirán más rápido de lo previsto, obligando a Sandra a hacer compras adicionales costosas en la tienda del barrio. Otros productos se consumirán menos de lo esperado, causando excesos.
Por último, un tiempo de reposición más largo dificulta prever cambios significativos en el consumo por viajes de trabajo o visitas de su familia, lo cual aumenta el desbalance del inventario.
Descuentos
Sandra aprovecharía los días de descuentos que ofrece el supermercado, así esto implique comprar inventario que no necesita en el corto plazo. Aunque comprar barato genera ahorros, si el inventario adicional que se compra para obtener el descuento se vence y termina en la basura, en realidad solo se generaron sobrecostos y desperdicios de recursos limitados como el capital de trabajo y el espacio de almacenamiento.
En las bodegas de la empresa donde trabaja Sandra hay montañas de inventario obsoleto acumulando polvo, comprados años atrás por un descuento atractivo que resultó ser contraproducente. Tanto inventario obligó a la empresa a arrendar una segunda bodega, incrementando su gasto de operación.
Pronósticos de venta
Sandra elaboraría un pronóstico muy detallado de los consumos de los próximos meses, especificando cuánto espera consumir de cada producto al desayuno, almuerzo y cena, y así determinar qué cantidades comprar en el supermercado. Sin embargo, como el consumo es imposible de predecir con precisión, las variaciones naturales en el consumo y la reposición ocasionarán más excesos y agotados, con los sobre costos respectivos.
En la empresa donde labora Sandra los comerciales pasan un pronóstico de las ventas, que cuando se mira de forma agregada, en toneladas o dinero, es bastante preciso, pero que cuando se lleva al detalle de producto terminado, el error del pronóstico es enorme. Esta contradicción es fuente de fricciones constantes entre el área comercial y el área de operaciones, pues los primeros sostienen que los pronósticos que elaboran son precisos mirados de forma agregada, pero los segundo argumentan que el pronóstico así no sirve para nada.
El problema – pronósticos y costos unitarios
Existen dos tipos de pronósticos: los equivocados y los afortunados. Si reconocemos que predecir el consumo con precisión es imposible, debemos buscar la forma de reponer los inventarios basándonos en la demanda real.
Muchas empresas siguen aferradas a la idea de que es posible predecir la demanda a nivel de SKU con precisión. Y con el auge de la inteligencia artificial, hay compañías de software que prometen ser capaces de adivinar el futuro. Una prueba sencilla demostraría que esto no es verdad; basta con pronosticar las ventas de los últimos meses con información histórica y compararla con la venta real para evidenciar que los errores del pronóstico a nivel de SKU son enormes.
El tiempo, dinero y esfuerzo que se invierte en la búsqueda del santo grial de los pronósticos quedaría mejor invertido en hacer más ágil nuestra cadena de suministro para detectar rápidamente los cambios en el consumo y reaccionar a ellos, y en estructurar procesos de planeación de ventas y operaciones para identificar eventos extraordinarios y usar pronósticos, pero de forma correcta.
Por otro lado, tomar decisiones con la intención de reducir el costo unitario muchas veces termina reduciendo la rentabilidad en lugar de aumentarla. Cuando se compra inventario que no se necesita para ganar descuentos, cuando se usan contenedores o vehículos grandes para reducir el costo del flete, o cuando producimos en lotes grandes para mejorar la eficiencia en la planta de producción, estamos haciendo un pésimo uso del capital de trabajo, el espacio de almacenamiento y la capacidad productiva, tres recursos limitados y valiosos en cualquier organización. El resultado final es que el inventario y los costos aumentan, y las ventas se reducen.
La solución – La reposición por consumo
Sandra debería hacer compras con más frecuencia, idealmente una vez por semana. De esta forma compraría más seguido y en menores cantidades, mejorando su liquidez, reduciendo las mermas por productos vencidos y evitando agotados. Además, al comprar con más frecuencia, podrá operar con mayor certidumbre del consumo cercano.
En lugar de enfocarse solo en costos unitarios, Sandra debe analizar los descuentos mirando siempre el impacto neto de sus decisiones en el sistema como un todo. Por ejemplo, es muy diferente un descuento en un producto de alta rotación, con poco riesgo de que se venza o en situaciones donde no hay limitantes de caja, a descuentos en productos de baja rotación, con un alto riesgo de vencimiento o en situaciones de iliquidez. Es decir, la decisión cambiará, según el análisis y el contexto del momento.
Las cantidades a comprar se determinarían primero definiendo un nivel de inventario razonable que cubra el consumo entre las visitas al supermercado, y luego reponiendo solo lo que falte para llegar a este nivel, sin necesidad de hacer pronósticos de venta. Ahora bien, cuando se prevé un cambio significativo en el consumo, por vacaciones, fiestas, viajes, visitas, etc., se realizaría un ajuste temporal a las cantidades a comprar. Esto quiere decir que sí se usan pronósticos, pero solo para eventos extraordinarios.
Conclusión
Implementar estas prácticas puede parecer un desafío, pero los beneficios a largo plazo en términos de rotación de inventarios y rentabilidad hacen que valga la pena. Atrévete a desafiar las prácticas convencionales e implementar metodologías nuevas y disruptivas y verás cómo tu hogar y tu empresa se beneficiarán de una gestión más inteligente y efectiva del inventario.
En este webinar puedes ver con más detalle cuáles son los siete elementos de un modelo de reposición por consumo. https://www.youtube.com/watch?v=jYy8GX2Ash4. Y si quieres conocer sobre Focuss SCM, nuestro software de gestión de inventarios y producción, envíanos un mensaje para contarte cómo te puede ayudar en la gestión de la cadena de suministro.
