Por: Alejandro Céspedes
Simple Solutions
Estoy sentado en una sala de juntas con el Gerente General de uno de nuestros clientes en El Salvador. Su cara lo dice todo: no está contento. Me pidió esta reunión porque los buenos resultados en la rotación de inventarios que habíamos obtenido se habían deteriorado.
No sé, esto no me cuadra me dice mientras revisa las cifras en su portátil. Cuando arrancamos el proyecto teníamos 158 días de inventario y logramos bajarlos a casi 100 días, pero en este momento tenemos casi 144 días, y no entiendo por qué, si estamos siguiendo la metodología al pie de la letra.
No es la primera vez que escucho esto, así que tomo un poco de agua, me acomodo en la silla y le digo:
Te voy a contar una historia.
Hace unos años, por un viaje de trabajo, terminé en un hotel, si es que se le puede llamar así. El cliente me lo había mostrado y le dije que lo veía bien, pues en las fotos se veía decente y quedaba cerca de la empresa. Pero cuando entré a la habitación, supe que había cometido un error. La alfombra olía raro, el colchón tenía un hundimiento sospechoso y, lo peor de todo, la ducha era un desastre.
Al día siguiente, me metí a bañar y abrí la llave del agua caliente, pero el agua no calentaba. Giré más la perilla y esperé. Seguía helada. Así que la giré aún más. Cuando ya me estaba haciendo a la idea de que me tendría que bañar con agua fría, el agua empezó a calentarse… y me empezó a quemar. Giré la perilla de nuevo hacia el otro lado, pero el agua seguía subiendo de temperatura. Al haber un rezago largo entre el giro de la perilla y el cambio de temperatura en el agua, ajustarla se vuelve todo un reto.
Es lo mismo que pasa con tu inventario le digo al gerente, volviendo a la conversación. Si el agua está fría y giro la perilla para calentarla, tengo que esperar un poco para ver el efecto. Pero si no espero lo suficiente y sigo girando la perilla porque sigue fría, lo más probable es que, cuando finalmente reaccione, termine quemándome.
Con el inventario ocurre lo mismo. Si tomas decisiones de compra basadas en un cálculo que refleja solo los últimos tres meses, pero los tiempos de reposición son de cuatro a seis meses, es como si estuvieras girando la perilla sin esperar a ver el efecto real. Si la demanda baja y dejas de comprar demasiado pronto, podrías quedarte sin stock cuando más lo necesites. Y si la demanda sube y compras de más sin medir bien el impacto, podrías terminar con un exceso de inventario difícil de manejar.
La clave está en entender que los cambios en el inventario no se ven de inmediato. Hay que ajustar con cuidado, teniendo en cuenta los tiempos de reposición y la variabilidad de la demanda, para no caer en un ciclo de correcciones extremas que terminan empeorando la situación.
Lo veo procesar la idea. Le muestro un gráfico con los ciclos de reposición donde se ve que lo que está llegando hoy es lo que se pidió hace varios meses. Asiente, empieza a entender.
Y aquí es donde entra Focuss, nuestro software de gestión de la cadena de suministro, y nuestra metodología de planeación le explico. Focuss no usa promedios simples que ignoran la variabilidad, sino que calcula sumas máximas móviles de demanda dentro de los tiempos de reposición. Es un método más avanzado y efectivo, que evita que sobrerreacciones, como me pasaba a mí con la ducha en el hotel.
En ambientes con tiempos largos de reposición hay que ser cuidadosos y esperar un tiempo prudente después de cada cambio para ver su efecto. Adicionalmente, es fundamental tener en cuenta el consumo real y los pronósticos de venta, y por eso es clave incorporar en el modelo elementos de Planeación de Ventas y Operaciones (S&OP).
Finalmente, el gerente sonríe. Se nota que está satisfecho con mi explicación.
Ahora tiene sentido. Gracias por la historia. ¡Espero que la ducha del hotel donde te hospedamos sí esté funcionando bien!
Sonrío. Otra crisis superada.
