Por: Alejandro Céspedes
Simple Solutions
La semana pasada estuve trabajando con Manuela, la coordinadora administrativa de Simple Solutions, y noté algo particular en su forma de escribir en el computador. Para poner una mayúscula usaba la tecla “BLOQUEO DE MAYÚSCULAS” en lugar de usar el atajo SHIFT + Letra. Esto hacía que tuviera que presionar la tecla para activar y desactivar la mayúscula, lo cual reducía su velocidad de escritura. Le sugerí que usara el atajo con SHIFT y me dijo no lo conocía, pero que lo iba a tener en cuenta.
Al cabo de una semana le pregunté cómo le había ido con el cambio y me respondió que muy regular. “No soy capaz. No me sale natural porque estoy muy acostumbrada a usar la tecla BLOQUEO DE MAYÚSCULAS y cuando intento usar SHIFT, se me olvida o me demoro más”.
Aunque anecdótica, esta situación ilustra un problema grande y frecuente que enfrentamos en nuestra vida laboral y personal conocido como el círculo vicioso del aprendizaje. Este fenómeno ocurre cuando alguien no hace algo porque no lo hace bien, y como nunca lo hace, nunca aprende a hacerlo bien, y por ende nunca lo hace. Es un ciclo autoperpetuado que detiene el crecimiento y la mejora en todo tipo de contextos.
El remedio para este círculo vicioso es obvio: hacerlo y hacerlo hasta aprender. Es una solución simple, pero difícil de llevar a la realidad, pues al principio, va a haber incomodidad, ineficiencia y frustración. Pero con la práctica, lo que una vez era incómodo se convertirá en segunda naturaleza.
En el caso de Manuela, recurrimos a una solución drástica pero efectiva, pues decidimos inactivar la tecla BLOQUEO DE MAYÚSCULAS en su teclado. De esa manera, no le quedó más opción que usar SHIFT + Letra para poner mayúsculas. Al principio, fue más lenta, pero luego de unas semanas, comenzó a notar que ya no tenía que pensar en usar la tecla SHIFT. Cuando esto pasó, reactivamos la tecla BLOQUEO DE MAYÚSCULAS, pero, para su sorpresa, ya no la necesitaba y su velocidad de escritura mejoró considerablemente.
En las empresas encontramos el círculo vicioso del aprendizaje en todas partes. En el área comercial, por ejemplo, los vendedores son renuentes a buscar nuevos clientes porque no son buenos haciendo llamadas en frío. El problema es que como nunca lo intentan, nunca aprenden a hacerlo, y cuando lo intentan, lo hacen mal, y por eso evitan hacerlo.
En producción sucede algo similar con los alistamientos o “set-ups” de las máquinas. Los operarios evitan hacer alistamientos porque no son eficientes haciéndolo, pero como no lo hacen con frecuencia, nunca aprenden a hacerlo eficientemente.
Las implementaciones que hacemos con nuestros clientes en ventas y en producción prácticamente dejan a los vendedores y operarios sin opción, similar a lo que ocurrió con Manuela.
La solución de reingeniería al proceso de ventas implica que el vendedor descargue gran parte de las tareas administrativas y operativas que hoy realiza en otras áreas, y se enfoque en tener conversaciones de venta principalmente con clientes nuevos. Al tener diariamente entre 20 y 25 conversaciones significativas de ventas, el vendedor mejora sus capacidades comerciales.
En operaciones, al implementar la solución de reposición por consumo, la planta no tiene más alternativa que alinearse con el consumo real, poniendo en segundo plano las eficiencias individuales de las máquinas. Esto implica reducir el tamaño de los lotes, lo cual inevitablemente va a ocasionar que tengan que hacer más alistamientos. Pero, al hacer los set-ups con más frecuencia, los operarios se vuelven mucho más eficientes haciéndolo, que, con ayuda de metodologías como SMED (Single Minute Exchange of Die), logran hacer los cambios de referencia en mucho menos tiempo que antes.
En ambos casos el cambio es incómodo y lento, pero con el tiempo, se vuelven maestros de su labor. La enseñanza es clara: el miedo o la incomodidad inicial de aprender algo nuevo es normal, pero no puede ser una excusa para estancarse. Ya sea en algo tan simple como aprender a escribir más rápido en el teclado, o más complejo como incrementar las ventas o reducir los tiempos de alistamiento en manufactura, la única manera de romper el círculo vicioso del aprendizaje es practicar hasta que lo incómodo se convierta en algo natural.
Así que, la próxima vez que te enfrentes a una tarea que no dominas, recuerda que la clave no está en evitarla, sino en hacerla una y otra vez, hasta que el círculo se rompa.
