Menos decisiones, más resultados. El secreto del embudo del enfoque

Por: Alejandro Céspedes
Simple Solutions

Es lunes en la mañana. Suena la alarma y, aún medio dormido, te levantas para empezar el día. Tienes que elegir qué ropa ponerte, qué desayunar y, antes de que te des cuenta, ya has tomado un montón de pequeñas decisiones. Luego llegas a la oficina, abres el correo y te encuentras con 147 emails sin leer, docenas de notificaciones en Teams y varios mensajes de WhatsApp sin abrir. Sientes que el día ya te está ganando y no son ni las 8 a. m.

Cada día hay que decidir sobre cientos de cosas, pero hay un problema: nuestra capacidad de tomar buenas decisiones es limitada. Por esta razón, cuanto más nos desgastemos en elecciones triviales, menos claridad tendremos para lo que realmente importa. Esto explica por qué personas como Steve Jobs, Albert Einstein y Eli Goldratt se vestían exactamente igual todos los días. No lo hacían por falta de estilo ni de presupuesto, sino para evitar gastar energía en decisiones triviales y enfocarla en asuntos importantes.

De hecho, el mismo Eli Goldratt, creador de la Teoría de Restricciones, con su camisa blanca, pantalón gris y zapatos negros de siempre, decía que la restricción más grande en cualquier empresa es la atención gerencial. Y tiene sentido porque el tiempo de los gerentes es un recurso escaso y valioso y por esta razón es fundamental evitar que este tiempo se desperdicie.

Una de las mejores herramientas para asegurar un buen uso del tiempo es el Embudo del Enfoque, el cual se usa para filtrar todas las tareas que tenemos bajo nuestra responsabilidad con las siguientes cuatro preguntas:

1. ¿Puedo eliminarla? Muchas tareas no aportan valor real. Si puedes eliminar algo sin consecuencias, hazlo.
2. ¿Puedo automatizarla? Hay tareas que pueden ejecutarse solas con la ayuda de la tecnología. Cuanta menos intervención manual haya, ¡mucho mejor!
3. ¿Puedo delegarla? No todo tiene que pasar por ti. Si alguien más puede hacerlo bien, asígnale la tarea.
4. ¿Debo hacerla ya o después? Si la tarea pasa los primeros tres filtros, es algo que realmente requiere tu atención, así que solo quedan dos opciones: hacerlo ahora con total concentración, o postergarlo estratégicamente para el momento adecuado. Si no sabes qué tan urgente es una tarea, pregunta antes de comenzarla para que no ocupes tiempo sin necesidad.

Focuss Supply Chain Management

Nuestro software de Cadena de Suministro, Focuss SCM, se desarrolló con la misma lógica del Embudo del Enfoque (de ahí su nombre), pues permite:

✅ Eliminar tareas manuales innecesarias, como generar docenas de reportes y hacer cálculos manuales en hojas de Excel.

✅ Automatizar la planeación de abastecimiento, producción y distribución, usando metodologías robustas y probadas como TOC y DDMRP, lo cual reduce significativamente la operatividad en los procesos.