De lo complejo a lo simple: el arte de comunicar tu negocio

Por: Alejandro Céspedes
Simple Solutions

Es noviembre de 2023, y estoy en la finca con la familia de mi papá. Es una reunión familiar típica: niños corriendo descalzos, algunos tíos jugando parqués en el comedor, y otros viendo noticias en la sala. Estoy conversando con mis primos en el kiosco, cuando Diana, la prima mayor, me pregunta que cómo nos fue este año en la empresa.

Tomo un trago de cerveza y le respondo que muy bien, porque logramos ampliar nuestra base de clientes en el exterior e incorporamos una nueva funcionalidad en nuestro software para generar alertas de posibles quiebres de inventario.

Diana asiente, pero noto las miradas de mis primos en blanco. Unos segundos después, otro primo pregunta:

—Vení, ¿vos qué es lo que hacés exactamente?

Le doy mi respuesta automática, casi de memoria:

—Somos una empresa de consultoría en mejoramiento de procesos. Usamos metodologías como TOC y DDMRP, apoyados por Focuss SCM, un software que desarrollamos para facilitar la adopción de los cambios en los procesos.

En sus caras, el leve interés se desdibuja en total confusión. Así que lo vuelvo a intentar, esta vez hablando de cuellos de botella, planeación de demanda, rotación de inventarios, etc. Pero sus miradas se pierden aún más, como si les estuviera hablando en otro idioma.

—Ah, ¿entonces es como algo de automatización de procesos? —dice Diana.

No es del todo correcto, pero decido decirle que sí, solo para cambiar de tema y no alargar la incomodidad de la conversación. Sin embargo, la pregunta me sigue dando vueltas. ¿Cómo puede ser que ni siquiera mi familia entienda lo que hago?

Esa noche, acostado en mi cama, me quedo mirando el techo, repasando la conversación con mis primos. Una pregunta martilla mi cabeza. ¿Cómo puedo comunicar lo que hacemos de forma más clara?

Una semana después, estoy en el comité primario con todos los directores de la empresa. Les cuento lo que me pasó en la finca y, para mi sorpresa, muchos sienten lo mismo; los servicios que presta Simple Solutions son difíciles de explicar, incluso a personas que trabajan en Operaciones. Intercambiamos algunas ideas sobre cómo deberíamos simplificar nuestro discurso, pero ninguna nos convence mucho, hasta que alguien recuerda una historia que contó Viviana, nuestra directora de soporte, años atrás.

Su abuela en algún momento le preguntó qué hacía la empresa donde trabajaba, y ella se lo explicó de la siguiente manera:

—Abuelita, supongamos que usted tiene una secadora con capacidad de 20 kilos de ropa, con ciclos de secado de 15 minutos, y una lavadora que solo puede lavar 13 kilos y toma 30 minutos por lavada. En este caso, la lavadora es el cuello de botella, porque es el recurso más lento. Así que, si usted quiere lavar más ropa, no sirve de nada mejorar la eficiencia de la secadora. Lo que necesita es mejorar el proceso de lavado, que es la restricción del proceso. Eso es básicamente lo que hacemos: encontrar el punto más crítico de las operaciones de nuestros clientes y mejorarlo.

Todos nos quedamos en silencio por unos segundos… Simple. Claro. Perfecto. Decido cambiar por completo nuestro enfoque y empezar a escribir historias que expliquen conceptos técnicos aparentemente complejos, usando ejemplos simples y cotidianos, que muestren que lo que hacemos no es solo útil, sino aplicable al día a día.

Esa noche, en mi oficina, me siento frente al computador. Abro un nuevo documento en Word y escribo:

“Cuando compré el lavaplatos automático para mi casa escogí uno pequeño, pues uno grande tomaría mucho tiempo en llenar, y nos obligaría a comprar más vajilla, lavar a mano, o consumir más agua de la necesaria. Esto mismo les pasa a las empresas cuando producen en lotes grandes con relación a la demanda, y por eso es mejor hacer ciclos pequeños, rápidos y continuos.”

El texto fluye y cuando termino el artículo leo lo que escribí. Siento, por primera vez, que cualquiera entendería bien lo que hacemos a través de esta analogía.

Las ideas empiezan a fluir y las anoto para futuros artículos: las malas prácticas en la toma de decisiones en reuniones de copropietarios, algunos retos en la crianza de nuestros hijos, decisiones políticas polémicas, y hasta noticias deportivas, etc.

Todas estas ideas, eventualmente se convierten en 23 artículos que publicamos en nuestro blog durante el 2024, y que ahora puedes descargar como ebook, sin ningún costo, en este enlace. Descárgalo y compártelo con quienes buscan convertir lo complejo en simple.