Por: Alejandro Céspedes
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En Colombia se acuñó el término “útiles inútiles” para referirse a las solicitudes inverosímiles de útiles que hacen algunos colegios. Hay casos de cobros por el uso de los pupitres, solicitudes de desodorantes y hasta el caso de un profesor que exigía que los padres compraran un libro escrito, editado e imprimido por él.
La inutilidad de los útiles no se debería limitar al producto como tal, sino que también debería incluir los casos en los que los colegios piden artículos en exceso que no se termina usando. De hecho, hace un par de semanas el colegio donde estudia mi hijo mayor, que es calendario B, nos envió una caja con todos los útiles que sobraron. ¿Por qué ocurrirá esto?
El consumo de los útiles se ve afectado por factores incontrolables e impredecibles como las ausencias de los alumnos, los cambios de clima (cuando llueve, las actividades cambian), y eventos más extremos como un confinamiento causado por una pandemia. El resultado inevitable es que algunos útiles se consumirán menos de lo esperado, generando excesos, pero otros se consumirán más, generando agotados, y causando que el colegio, los padres y hasta los mismos profesores, deban hacer un ajuste y comprar más útiles para lo que resta del año.
Esta situación es similar a la que enfrentan las empresas cuando lanzan nuevas colecciones, pues la práctica convencional es pedir toda la cantidad que se espera vender durante la temporada. Por ejemplo, si la colección dura seis meses, el área comercial pronostica cuánto va a vender de cada referencia durante este lapso y el área de producción produce toda la cantidad antes del inicio de la temporada. El resultado es idéntico al de los colegios: algunos productos se agotan poco tiempo después de lanzada la nueva colección, causando ventas perdidas, mientras que otros productos no se venden como se esperaba, teniendo que ser liquidados con descuentos significativos que canibalizan las ventas de productos de línea de la siguiente colección.
El origen de todo esto es que los colegios y las empresas hacen un solo pedido para todo el año académico o la colección, lo cual reduce significativamente la precisión de la proyección. No podemos olvidar una de las máximas de los pronósticos: mientras más largo sea el horizonte pronosticado, mayor será su error, debido a la mayor variabilidad e incertidumbre. En otras palabras, pronosticar siempre tendrá un margen de error, pero si pronostico el consumo de todo el año va a haber más error que si pronostico el consumo del próximo mes.
Este problema se puede mitigar aplicando el sentido común: en lugar de hacer un único pedido al principio del año, los colegios podrían pedir solamente lo que se espera consumir para un lapso más corto y hacer varias reposiciones durante el año con base en el consumo real. Para empezar, se podría hacer una compra para el primer semestre y otra para el segundo, teniendo en cuenta los niveles de inventario y los consumos del primer semestre. Posteriormente, se podría considerar hacer cuatro reposiciones durante el año, y si justifica, una vez al mes. Este cambio, además de optimizar el uso de los útiles, también ayuda al flujo de caja de los padres de familia, pues no tendrán que hacer un gran único desembolso a comienzos de año y solo comprarán lo que efectivamente se va a utilizar.
Las compañías deberían hacer algo similar. En lugar de pedir toda la cantidad que se espera vender durante la colección, podrían hacer un pedido inicial que cubra el tiempo que tardarán en reponer el inventario. Este tiempo de reposición debe incorporar un tiempo suficiente para detectar el nivel de consumo real (la recomendación general es usar de dos a cuatro semanas), y el tiempo que tome reabastecer el producto desde el momento en que se pide.
Si los tiempos de entrega de los proveedores son tan largos que impiden reponer durante la temporada, se podría considerar consumir solo una parte de la materia prima para sondear el mercado y luego producir con base en consumo real. Por ejemplo, si la colección dura cuatro meses, si la materia prima tiene un tiempo de entrega de 90 días y si la planta toma 20 días para producir, no sería posible reponer las materias primas durante la temporada. Pero, si se compra la materia prima que se espera consumir para toda la colección, pero solo se produce la cantidad que esperamos vender de forma optimista para el primer mes y medio o dos meses, la planta podría reponer dentro de la temporada, con base en la demanda, pues el tiempo de entrega de la planta es inferior a la duración de la colección.
Algo similar se puede hacer cuando hay puntos de venta: en lugar de distribuir entre las tiendas todo el inventario que se espera vender durante la colección, se podría despachar el consumo optimista esperado dentro de un tiempo de reposición y dejar el resto en el Centro de Distribución para despachar desde allí con base en la venta real. Así reducimos excesos, agotados y transferencias entre tiendas.
Esta estrategia se conoce como Posicionamiento Estratégico de Amortiguadores y es el secreto que hace posible implementar un modelo de reposición por consumo en ambientes de moda. En nuestro webinar “Reposición por Consumo en Ambientes de Ciclos de Vida Cortos y de Alta Estacionalidad” puedes profundizar más sobre cómo hacerlo. Haz clic en el siguiente enlace.
